Smistamento automatico di email e PEC con l’AI
In molte aziende la casella email generica e la PEC sono il vero punto d’ingresso dei processi: ordini, fatture, solleciti, reclami, richieste di offerta, comunicazioni di enti e tribunali. Qualcuno deve aprire ogni messaggio, capire di cosa si tratta, salvare gli allegati e inoltrarlo alla persona giusta. È un lavoro che sembra piccolo ma si ripete centinaia di volte al giorno, e quando chi lo fa è in ferie le comunicazioni si fermano. L’intelligenza artificiale può fare questo smistamento in modo affidabile e tracciato.
Perché le regole tradizionali non bastano
I filtri basati su mittente e parole chiave funzionano finché il mondo è prevedibile. Ma un cliente può scrivere «vi giro l’ordine» o «in allegato il nostro PO» o non scrivere nulla e allegare un PDF; lo stesso fornitore manda fatture, DDT e solleciti dallo stesso indirizzo; una PEC di un ente pubblico può contenere un sollecito di pagamento o una notifica con scadenza perentoria. Un modello linguistico legge il testo e gli allegati e ne capisce il contenuto, come farebbe una persona.
Cosa fa il sistema
Classificazione del messaggio e degli allegati
Ogni messaggio viene classificato per tipo (ordine cliente, fattura, DDT, reclamo, richiesta di offerta, comunicazione legale, curriculum, spam), per urgenza e per reparto di destinazione. Gli allegati vengono classificati uno per uno: un’email può contenere un ordine e il relativo capitolato, che vanno in posti diversi.
Estrazione delle informazioni chiave
Dal messaggio e dagli allegati si estraggono i dati che servono a chi riceve: cliente o fornitore, riferimenti a ordini e commesse, importi, date di consegna, scadenze. Un ordine cliente può arrivare già precompilato nel gestionale, in attesa di conferma.
Instradamento e azioni
Il documento finisce nella coda giusta: l’ordine all’ufficio commerciale, la fattura nel flusso del ciclo passivo, il reclamo al servizio qualità con apertura automatica del ticket, la notifica legale alla direzione con evidenza della scadenza. Le richieste ricorrenti, come lo stato di un ordine o la richiesta di un certificato, possono ricevere una bozza di risposta già pronta da approvare.
PEC e scadenze
Per la PEC la tracciabilità è essenziale: il sistema conserva messaggio, ricevute e allegati, collega la comunicazione alla pratica e porta in evidenza le scadenze, così una notifica arrivata il venerdì sera non resta ferma in casella fino a lunedì senza che nessuno se ne accorga.
Sicurezza: lo smistamento come filtro antifrode
Le frodi via email più comuni nelle aziende sono la falsa comunicazione di cambio IBAN e l’ordine di pagamento urgente che sembra arrivare dalla direzione. Un sistema che conosce lo storico dei mittenti e dei contenuti può segnalare le anomalie: un fornitore che scrive da un dominio leggermente diverso, una richiesta di cambio coordinate bancarie, un tono di urgenza insolito. Non sostituisce le difese di posta, ma aggiunge un controllo nel punto in cui il rischio diventa un pagamento.
Cosa misurare
- tempo medio tra arrivo del messaggio e presa in carico da parte del reparto giusto;
- percentuale di messaggi smistati automaticamente senza correzioni;
- messaggi rimasti senza risposta oltre la soglia definita;
- tempo dedicato allo smistamento manuale, prima e dopo.
Le soluzioni Eulogika
- AI per la Gestione Documentale gestisce l’acquisizione da email e PEC, la classificazione e lo smistamento automatico delle comunicazioni amministrative.
- AI Document Extraction estrae i dati da ordini, fatture e DDT allegati.
- Custom AI Agents prendono in carico le richieste ricorrenti, preparano bozze di risposta e aprono pratiche e ticket.
- AI LLM MCP Connectors e Linko ERP Middleware collegano lo smistamento a gestionale, CRM e Microsoft Teams, così l’informazione arriva direttamente nel sistema dove viene lavorata.
- JobTracker3 ERP include CRM e ticketing, per chi vuole gestire richieste e reclami in un unico ambiente.
Da dove partire
Si parte da una sola casella, di solito quella amministrativa o quella degli ordini, analizzando qualche settimana di traffico per definire le categorie reali. Il sistema lavora prima in affiancamento, proponendo lo smistamento senza eseguirlo, e passa all’automatico categoria per categoria quando l’accuratezza è confermata. Se volete analizzare la vostra posta in ingresso, contattateci.