Conservazione digitale a norma e AI: cosa cambia con eIDAS 2.0

Il 24 dicembre 2026 ogni Stato membro dell’Unione dovrà mettere a disposizione dei cittadini un portafoglio europeo di identità digitale. È la scadenza più visibile del regolamento eIDAS 2.0, ma non è l’unica novità che riguarda le imprese. Il regolamento introduce nuovi servizi fiduciari, tra cui l’archiviazione elettronica qualificata, che toccano da vicino la conservazione digitale dei documenti. Nel frattempo l’intelligenza artificiale sta cambiando il modo in cui i documenti vengono preparati, classificati e ritrovati. Vediamo cosa cambia e come far convivere le due cose senza compromettere il valore legale degli archivi.

eIDAS 2.0 in breve

Il Regolamento (UE) 2024/1183, in vigore dal 20 maggio 2024, aggiorna il regolamento eIDAS del 2014 su identificazione elettronica e servizi fiduciari. Le novità principali per le imprese sono:

Il portafoglio europeo di identità digitale (EUDI Wallet). Entro il 24 dicembre 2026 ogni Stato membro deve offrirne uno; in Italia il percorso passa per l’IT-Wallet nell’app IO. Dal dicembre 2027 l’accettazione del wallet diventa obbligatoria per diversi settori privati regolamentati, come banche, assicurazioni, telecomunicazioni, energia e grandi piattaforme online, mentre micro e piccole imprese sono esentate dall’obbligo.
Firma elettronica qualificata dal wallet. I cittadini potranno firmare documenti con firma qualificata direttamente dal portafoglio digitale.
Attestazioni elettroniche di attributi. Titoli di studio, abilitazioni, poteri di rappresentanza potranno essere presentati in forma digitale verificabile.
Nuovi servizi fiduciari qualificati, tra cui l’archiviazione elettronica e i registri elettronici.

Cosa cambia per la conservazione digitale

In Italia la conservazione dei documenti informatici è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, applicabili dal 2022. Per i documenti fiscali valgono inoltre le regole e i termini specifici della normativa tributaria.

Con eIDAS 2.0 l’archiviazione elettronica diventa un servizio fiduciario riconosciuto a livello europeo. Un servizio di archiviazione elettronica qualificato, erogato da un prestatore qualificato e iscritto nelle liste di fiducia, gode della presunzione di integrità e di origine dei documenti per tutto il periodo di conservazione, in tutti gli Stati membri. Per un’impresa con sedi, clienti o fornitori in più Paesi è un passo importante: un archivio conservato in Italia ha lo stesso valore riconosciuto altrove.

Gli aspetti tecnici di dettaglio sono demandati agli atti di esecuzione della Commissione, e il coordinamento con il quadro nazionale (Linee Guida AgID e regolamento sui servizi di conservazione) è ancora in evoluzione. Il messaggio pratico, per ora, è questo: chi sceglie o rinnova un servizio di conservazione dovrebbe chiedere al fornitore come si sta preparando alla qualificazione eIDAS.

Dove entra l’intelligenza artificiale

La conservazione a norma ha un principio non negoziabile: il documento conservato non deve essere alterato. L’AI non tocca quindi il contenuto conservato, ma lavora prima e intorno alla conservazione, dove oggi si concentra il lavoro manuale.

Prima della conservazione: classificazione e metadati

Le Linee Guida AgID richiedono che ogni documento sia accompagnato da un insieme di metadati: tipologia, soggetti, oggetto, riferimenti al fascicolo, e così via. Compilarli a mano è lento e soggetto a errori. Un sistema di AI classifica il documento, estrae i metadati dal contenuto e li propone per la verifica, così il pacchetto di versamento parte completo e coerente.

Controlli di qualità

L’AI può segnalare prima dell’invio i problemi che causerebbero uno scarto o un archivio di scarsa qualità: scansioni illeggibili, pagine mancanti, duplicati, documenti assegnati al fascicolo sbagliato, firme digitali scadute o assenti dove previste.

Dopo la conservazione: ritrovare i documenti

Un archivio conservato vale solo se si ritrovano i documenti quando servono, per una verifica fiscale, un contenzioso o un audit. Una ricerca semantica in linguaggio naturale, basata sulla tecnica RAG e su una copia indicizzata dei documenti, permette di chiedere «tutte le fatture del fornitore X relative alla commessa Y del 2023» senza conoscere la struttura dell’archivio, lasciando intatti gli originali conservati.

Tracciabilità

Ogni proposta dell’AI deve essere registrata: chi l’ha confermata, quando, su quale versione del documento. È coerente con gli obblighi di trasparenza dell’AI Act e con il principio di accountability del GDPR, ed è ciò che permette di dimostrare, anni dopo, come è stato formato un fascicolo.

Le soluzioni Eulogika

AI per la Gestione Documentale gestisce l’intero flusso, dall’acquisizione alla classificazione fino all’integrazione con firma digitale e sistemi di conservazione, con archivi conformi alle Linee Guida AgID.
AI Document Extraction estrae i metadati dal contenuto dei documenti, anche da scansioni e layout non standard.
AI RAG Document Understanding rende l’archivio interrogabile in linguaggio naturale con citazione delle fonti.
Linko ERP Middleware collega gestionale, DMS e servizio di conservazione, così i documenti partono verso la conservazione con i metadati già allineati ai dati del gestionale.

Le componenti possono essere installate on-premise, senza che i documenti escano dall’infrastruttura aziendale prima del versamento al conservatore.

Cosa fare adesso

Verificare con il proprio conservatore la roadmap verso l’archiviazione elettronica qualificata eIDAS.
Rivedere il manuale di gestione documentale e la qualità dei metadati prodotti oggi.
Se si opera in un settore che dovrà accettare l’EUDI Wallet dal dicembre 2027, pianificare l’adeguamento dei processi di identificazione e firma dei clienti.
Individuare i flussi documentali dove la classificazione manuale pesa di più e partire da quelli con l’AI.

Se volete capire come portare l’AI nel vostro processo di gestione e conservazione documentale, contattateci.

Fonti

Regolamento (UE) 2024/1183, quadro europeo per un’identità digitale (eIDAS 2.0)
Intesa, Le scadenze IT-Wallet: cosa succede nel 2026 e nel 2027
AgID, Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici